零用金分錄怎麼做？｜定額零用金｜現金短溢解析

本文內容出自 TKB 記帳士課程《會計學概要》，老師針對「零用金」此概念的解說教學。

黏貼憑證用紙

我很討厭出納，每次那個零用金都要一次用到 1 萬，然後用到剩下沒有才要來請。

（不過這很正常，一定是用到沒有才會請。）

這時出納就會打開他的抽屜，然後拿到一張紙：黏貼憑證用紙

這應該同學很常見嘛，如果你實務上有工作的，這一張你應該很熟悉，搞不好就是由你負責在貼的。

我的出納很厲害，他每次只要是把抽屜一打開，要把所有的憑證貼起來的時候。

一張 A4 的紙他可以貼到 50 張憑證，而且井然有序，有條不紊。

他可以一張一張。第一張這邊寫個小小的「1」，第二張再寫個小小的「2」，間拒都會空的一模一樣。

然後就用他紅色的筆，在每一張憑證上面標：1 號、2 號、3 號、4 號、5 號。

所以一張 A4 的紙，他可以貼五十張的憑證。

而且你一張一張一張這樣翻，都不會掉喔。

我覺得是我很佩服他的地方，難怪他要加班。

而且以前喔，以前我們那個年代，沒有像你們現在有一種叫立可膠。

就以前我們都還要用膠水你知道嗎，那個黏得真的很辛苦。

現在有一種膠帶是很像立可白。我覺得那個好好用，那個就是專門用來貼這個的。

現在只要用那個立可膠這樣一滑過去，就貼上去啦。

我覺得它就是真的是造福那個會計人。

我看那個出納貼那個五十張，我想要生氣我氣都消了。

因為我光是想他貼那五十張，搞不好整個半夜都在貼那個。

你說你貼很快是不是？哦喔，這麼厲害我不知道。

憑證這樣子弄得很清楚，但看到那本，我貼那個我真的會崩潰。

好加在我是會計，我不用貼那個憑證，我感到滿心歡喜。

零用金分錄：銀行存款

好，那老師要講的就是。

當他把他的抽屜一打開，假設他的零用金裡面本來有 100 塊錢。

現在他發現他的抽屜只剩下：2 塊 + 「一堆憑證」。

照道理來講，那些憑證加起來的數字應該多少？98 才對。

因為 98 加上剩下 2 塊，應該是原本的零用金的數字。

好啦，出納都黏好了，於是他加完班隔天，就把這個他貼好的黏貼憑證用紙。

然後上面有五十張單據，然後寫著「總有 98 塊的費用」，他就送到我會計這裡來了

我會計這時候就出現了，因為我要入帳了。

聽懂，所以什麼時候零用金才要入帳？撥補的時候。

出納拿憑證出來撥補的時候，才要入帳，這樣OK。

他如果貼了五十張憑證，就代表我要看著這五十張憑證，開始一張一張入他相對應的會計科目。

xx費用，一個一個入。

這樣懂我的意思嗎。所以為什麼你們知道我會生氣。

我就會火大，因為那個傳票一切兩張 B4 非常的長。

聽懂，我非常不喜歡入零用金，我很不喜歡切這個，

但又不能跟他講你可不可以用一半的時候就。

借方合起來的數字應該是九十八沒有錯吧。

那貸方應該就是你們以前老師常常說的，這裡一定是要貸現金。

注意喔，這個雖然是用掉零用金，可是這裡不是貸零用金喔，這裡要貸銀行存款。

這個你應該有印象以前都會背，答案就是要貸銀行存款。

零用金分錄的用意

那老師要講一下，這裡為什麼不是貸零用金這件事情？而是一定要貸銀行存款

其實原因很簡單，事實上出納把這個黏貼憑證用紙全部貼完，送出來做核銷。

最重要的動作，是他的保險箱裡面有沒有回補 98 塊錢，才是出納在意的事情。

他根本不在乎，是你或者其他人要來入 98 塊的費用帳，這是你會計的事。

出納在意的事情是，他就是希望可以再去銀行領 98 塊錢出來，放回他的抽屜，

這樣出納才會有源源不絕的零用金，可以給別人用

但出納憑什麼可以，隨便去銀行再領 98 塊錢出來？

如果可以這樣的話，公司的錢出納想用就自己領就好。

不可能，出納那一定是有經過「核准」，才可以去領那98塊錢出來。

就靠你會計做這一個分錄。

當我們會計借了各種費用 98 。

貸方貸了銀行存款 98 。

下面會有：

• 製票人：曉寧
• 審核：曉寧
• 主辦會計：曉寧
• 核准人：曉寧
• 總經理：曉寧
• 董事長：曉寧

上述都是不同人啦，我現在只是都寫我的名字啦，就每個人都會簽名

只要一簽完名就代表，上頭的老闆允許出納，可以去銀行領出 98 塊錢，回補到他的保險箱裡面。

因為出納就是憑著這一張經過上級核准的證明，可以去銀行裡面把錢領出來，放到他的保險箱當中。

所以這裡無論如何，貸方一定要貸銀行存款，不會貸零用金。

定額零用金

你會發現原則上零用金這一個會計科目，只要一旦設置了之後，這個數字永遠不會動。

帳上的零用金永遠都會寫著：100　塊錢。

我們把這種制度叫做「定額零用金制度」。

因為一旦設置了 100，你會發現零用金會永遠維持 100。

因為平常支付的時候不做分錄，就算連撥補的時候都是貸銀行存款。

那就代表你帳上的零用金，一直維持 100 的數字。

課本上那個核銷並撥補的地方，把那個「撥補」圈起來，。

當一般考試寫的字眼是「撥補零用金」，你就要知道它在講這一個分錄

零用金分錄：現金短溢

原則上，如果今天你的錢沒有不見的話，若憑證合起來有 98 塊，那我手上一定剩下2塊錢。

兩者加總，等於我的定額零用金100塊錢。

因此這裡加起來寫分錄的時候，你一定要幫我記得，全部的費用合起來，一定是憑證合計數 98。

而銀行存款這個數字，你要特別留意。

銀行存款這個數字，不是看憑證合計的 98 取得，是看零用金餘額得出。

現金短少

如果你的零用金剛好剩 2 塊，當然你只要回補 98 就會回到100。

這裡銀行存款就會寫 98。

最後，貸方的 98 就會等於借方的98，這樣行嗎。

但是如果你的抽屜只剩下 1 塊，出納一定要回補多少才夠？

一定要回補 99，才會到 100 塊錢。

所以老師要提醒你，銀行存款配的數字不是看借方，是看你要補足的部分

這時候，團隊發現借方的憑證加起來是 98 塊，貸方要回補 99 塊。

同學，這很明顯。差了這1塊錢應該是「現金短溢」。

「現金短溢」這個會計科目，請你不要雞婆，它是一個雙性科目寫在借方。

現金短溢顧名思義是「現金短少」或「現金溢出」。

我的抽屜本來要剩下2塊，卻只剩下1塊，所以有 1 塊不見了。

那當然就哭哭了，那個 1 塊錢就是「損失」。

當你的零用金短少的時候，你借方合起來的憑證合計數 98，一定會比較小

而你貸方要撥補的銀行存款 99，一定會比較大。

所以此時就會產生了現金短溢。

那個「現金短溢」，我自然會知道是損失的概念。

他寫在借方，我就會知道是營業外損失這樣可以嗎。

現金短溢要放在資產負債表還是損益表？

應該是損益表不會是資產負債表，這是一個嘗試

再來它一般是放在營業外收入及支出那邊。

這樣可以嗎，這個叫現金短溢。

現金溢出

好 同學最後反過來恭喜你，如果你的抽屜裡面打開有三塊。

這種真的是人生都不太會發生的事情。

所以你現在要撥補的錢，只要九十七塊就夠了。

如此一來你就會發現借方合起來是 98 塊，貸方卻只要撥補 97 塊。

所以很顯然的應該就是天上掉下來的禮物。

抽屜竟然莫名其妙多了1塊錢，所以這一塊錢當然是「利益」的概念。

所以我們貸方一樣就貸「現金短溢」。

總之不管是現金短少或溢出，我們都寫現金短溢。

只要寫在借方，它就是損失的概念。只要寫在貸方，它就是利益的概念。

零用金分錄：期末零用金

最後一個考試的陷阱請你要留意。

出納一年做這件事情很多次，幾次我不知道，但我知道做了非常多次，太多了。

我現在要講的是，如果這出納真的不小心，在12月31號的時候，趕著要來跟我撥補的動作

但出納送這個憑證出來的時候，已經是 12 月 31 號，下午五點的事情了

我假設啦，不行嗎？人生充滿了意外，你跟我講什麼絕對不會

同學你應該知道，12 月 31 號下午 5 點才送出來。

我切完這個傳票，到經過每一個長官的核准，再回來最快也是 12 月 31 號的晚上。

請問出納來不來得及去銀行把錢領出來？來不及，應該沒有錯吼。

所以這個時候這一張傳票，這裡就不能夠寫銀行存款。。

因為來不及去撥補，來不及去銀行把錢領出來。

所以到了期末有一件事情你要特別留意，有可能會發生來不及撥補的狀況。

像我剛剛說了 12 月 31 號下午 5 點才送出來。

銀行三點半都關門了，他根本來不及去把錢領出來。

所以此時此刻，這裡就真的只能貸零用金

因為他們沒招，銀行存款的錢沒動過，所以這個就只能貸零用金

所以萬一真的有發生來不及撥補的狀況，你的貸方就真的要貸零用金。

只有這種狀況會出現貸零用金，否則平常的撥補一定都不可以貸零用金。

好，同學我做了這個分錄之後。

你相信我，出納什麼時候會去領錢？他一定1月2號就趕快去錢領出來（1月1號元旦放假）。

你會立刻做一個什麼分錄？零用金就放借方，貸方就貸銀行存款，這樣可以理解嗎。

這樣子零用金的分錄會吼，他趕快去領錢所以就會借零用金，貸銀行存款。

考試的陷阱在這裡，好了。

常見問題